Por Sergi Lafita y Alicia Alba. Consultores del curso Gestión de la Calidad en Procesos Logísticos.
La implantación de un Sistema de Calidad no debe ser un tema burocrático para cumplir con un expediente y estar certificados oficialmente, sino que debe convertirse en una de las principales herramientas de la empresa para poder conocer, controlar, analizar y tomar decisiones que lleven a la empresa a ser lo más rentable posible y, por lo tanto, a asegurar su continuidad.
También es común que los responsables de los procesos logísticos (y el personal de la empresa en general) piensen que “la calidad es cosa de otros”, “que ya tengo yo bastante con lo que me piden los clientes”, “ahora me tengo que poner a arreglar esto con el lío que tengo”… Este es uno de los mayores errores que se cometen, pesar que sus trabajos del día a día no tiene que ver con la calidad.
Hasta que todas y cada una de las personas que forman la organización y sus colaboradores externos no estén totalmente mentalizados y concienciados de que es preciso realizar los procesos dentro del espíritu de la calidad continua, no estaremos en condiciones de decir que nuestra empresa tiene bien implantado un sistema de calidad.
Por ello es de suma importancia que el sistema de calidad se fundamente en los siguientes conceptos:
- Correcta definición de los procesos. Estar atentos a los cambios en los mismos o a las necesidades de cambio.
- Formación de todo el personal, en general pero también en particular en lo concerniente a la Calidad y su importancia.
- Definir indicadores útiles, no en gran cantidad sino los que son fundamentales.
- Robustez de los datos obtenidos, los indicadores deben ser fáciles de obtener.
- La metodología de mejora continua debe estar en el ADN de la empresa, con todo el personal implicado.
- Tomar decisiones en base a hecho medidos y valorados para poder conocer el resultado fehaciente de las mejoras implantadas
Una vez dispongamos de un sistema de gestión de calidad, con procesos estables y personal formado y motivado, detectaremos aquellos posibles aspectos de nuestra organización que son susceptibles de mejora. En realidad, si hemos hecho este seguimiento correctamente, encontraremos muchos puntos de mejora, más cuanto más incipiente sea la implantación del sistema y de más finura y concreción, cuanto más tiempo llevemos funcionando dentro del sistema.
Para ello es importante que, antes de empezar a aplicar metodologías, haya un líder responsable de las mejoras que pueda gestionar todas las acciones a realizar, efectúe o coordine la revisión de los avances, la asignación de medios y priorice qué orden de mejoras acometemos.
Hay que tener en cuenta que el Sistema de Calidad no es un sistema “plug and play”, no es una herramienta de trabajo que se da a las personas y ya pueden empezar a trabajar correctamente, es una actitud y una filosofía de trabajo que debe estar completamente asimilada por los principales actores del día a día, que no son otros que los propios empleados de la empresa, empezando por la propia Dirección, y que requiere un tiempo de implantación y de asimilación por parte de todos.
El sistema de mejora, como parte del sistema de calidad que es, no debe ser un pequeño grupo de personas que estén trabajando por la calidad de una forma furtiva, sino que todas las personas que integren la organización deben ser conscientes de ello y considerarlo en su labor diaria. Solo así garantizaremos el éxito de la implantación de esta nueva metodología.
Como dice el profesor A. Argelich: “La vida es un círculo. Observemos la naturaleza: cada año labramos, abonamos la tierra, sembramos, regamos, cosechamos y volvemos a labrar la tierra. Es el ciclo de la vida, la renovación constante, la innovación constante. Preguntarse, pensar y meditar, buscar la mejor solución, diseñar alternativas, comparar opciones, decidir, actuar, tomar decisiones, analizar los resultados, efectuar los ajustes necesarios y volver a empezar”.